Fechas

La matrícula financiera para programas tecnológicos y de pregrado, para el periodo académico 2021-03, se podrá realizar a partir del lunes 21 de junio de 2021.

Desde esta fecha, se podrán generar e imprimir los recibos, a través del Portal Estudiantil, con el fin de realizar el proceso de pago electrónico o en bancos para la activación de la matrícula financiera.

Reversión de matrícula financiera

Es un proceso mediante el cual la Universidad reconoce el no cobro del 100% del valor de la matrícula financiera.

Situaciones por las cuales se genera una reversión:

-Cuando no se consolida el proceso de matrícula, es decir, se activa la matrícula financiera pero no se realiza matrícula académica.

Para realizar este proceso debe entregar una carta formal dirigida a Kárdex Financiero, correo electrónico kardex@uao.edu.co, solicitando reversión de matrícula financiera, especificando:

• El motivo del retiro.
• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, programa académico, número telefónico y correo electrónico).

Esta solicitud será analizada y de ser factible, la Universidad abonará el valor correspondiente a su estado de cuenta, el cual podrá ser utilizado como parte de pago de su próxima matrícula, para cubrir saldos o para solicitar devolución, para lo cual se puede remitir a la información de ‘devolución de saldo a favor‘. 

Información importante: si el estudiante ha solicitado financiación o ha sido beneficiario de becas y/o descuentos de Icetex, Emcali o convenios con entidades estatales, los montos desembolsados por concepto de matrícula serán retornados nuevamente a las entidades correspondientes. 

El siguiente reglamento aplica para cada estudiante que haya realizado la matrícula financiera y académica para un periodo determinado:

El Reglamento General de Estudiantes aprobado según resolución del consejo superior No. 375 del 23/11/2007, No. 392 del 09/11/2009, No. 433 del 16/09/2011 y No. 500 del 25/10/2013, artículo 37 establece:

‘Reembolso por cancelación’: cuando la cancelación de la matrícula se produzca hasta el viernes de la semana anterior a la primera semana de clases del periodo académico correspondiente, se reliquidará la matrícula, quedando a cargo del estudiante el cincuenta por ciento (50%) del valor total de los derechos de ésta. 

Parágrafo: con posterioridad a dicho viernes, no hay reliquidación alguna del valor de la matrícula y quedará a cargo del estudiante el valor total de los derechos de matrícula.

Solicitar modificación de rango de matrícula

Paso a paso para solicitar la modificación de rango de matrícula:

• Rango matrícula completa para jornada diurna: 10 a 18 créditos
• Rango matrícula completa para jornada nocturna: 10 a 15 créditos
• Matrícula incompleta: de 1 a 9 créditos.

Debe ingresar al Portal Estudiantil, menú ‘Proceso de matrícula’, opción ‘Paso a paso’, opción ‘Defina matrícula completa o parcial’. En la parte inferior despliegue la pestaña de créditos y seleccione el rango o número de créditos a matricular.

Nota:

• Si es estudiante de pregrado antiguo, de crédito de largo plazo, Pilos y profesionalización, debe de realizar la solicitud por escrito y enviarla al correo kardex@uao.edu.co o entregarlo en las ventanillas de Kárdex Financiero. 
• Si es estudiante de primer semestre, debe realizar la solicitud por escrito y enviarla al correo kardex@uao.edu.co o entregarla en las ventanillas de Kárdex Financiero.

Activación de matrícula financiera

La activación financiera se lleva a cabo de forma automática, siempre y cuando el estudiante haya cumplido con todos los requisitos necesarios para la misma. Para iniciar el proceso debe ingresar al Portal Estudiantil, opción ‘Proceso de matrícula’.

Para consultar el estado de cuenta detallado ingrese al Portal Estudiantil, menú ‘Servicios financieros’, opción ‘Servicios’, opción ‘Estado de cuenta detallado’.

Reliquidación de matrícula financiera

Es un proceso mediante el cual la Universidad reconoce un valor parcial de la matrícula financiera.

Situaciones por las cuales se genera una reliquidación:

-Cuando el estudiante realiza matrícula financiera por un número de créditos mayor a los matriculados académicamente. Para esto se debe tener en cuenta los rangos de matrícula completa, previamente establecidos por la Universidad.

Se solicita con carta formal dirigida a Kárdex Financiero solicitando reliquidación de la matrícula financiera, especificando:

• El motivo de la modificación y número de créditos matriculados académicamente.
• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, programa académico, número telefónico y correo electrónico).
• La carta deberá ser dirigida a Kárdex Financiero y podrá ser entregada en ventanilla o al correo electrónico kardex@uao.edu.co.

Esta solicitud será analizada y de ser factible, la Universidad abonará el valor correspondiente a su estado de cuenta, el cual podrá ser utilizado como parte de pago de su próxima matrícula, para cubrir saldos o para solicitar devolución, para lo cual se puede remitir a la información de Devolución de saldo a favor.    

Información importante:

• Si el estudiante ha solicitado financiación o ha sido beneficiario de becas o descuentos de Icetex, Emcali o convenios con entidades estatales, los montos desembolsados por concepto de matrícula serán retornados nuevamente a las entidades correspondientes.
• No se realizará el proceso de reliquidación de matrícula financiera si el estudiante realiza cancelación voluntaria de asignaturas después de haber iniciado el periodo de clases.
• Si el estudiante que solicita la reliquidación de matrícula financiera tiene beneficios como becas o descuentos, estos serán ajustados de acuerdo con el valor de matrícula final.

Tabla de rangos de créditos académicos para estudiantes de pregrado diurnos:

Rango matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 23 créditos académicos (modalidad dual)	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Tabla de rangos de créditos académicos para estudiantes de pregrado nocturnos:

Rango matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 15 créditos académicos	No aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 16 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Excepciones: los estudiantes de jornada nocturna que paguen un rango de matrícula completa de 16 a 18 créditos y matriculen académicamente 15 créditos o menos, podrán solicitar reliquidación al rango de matrícula completa de 10 a 15 créditos.   

Para estudiantes de programas tecnológicos diurnos y nocturnos:

Rango de matrícula incompleta de uno a nueve créditos académicos	Aplica reliquidación
Rango de matrícula completa de 10 a 18 créditos académicos	No aplica reliquidación
Adiciones de créditos al rango de matrícula completa	Aplica reliquidación

Devoluciones de saldos a favor

Es el proceso mediante el cual la Universidad reintegra dineros que los estudiantes presentan a favor en su estado de cuenta.

Para los estudiantes que presenten saldo a favor en su estado de cuenta y deseen solicitar devolución del mismo, se informa que hasta el lunes 21 de junio se estarán recibiendo los documentos para este trámite. Debido al proceso de matrículas para el periodo 2021-03, la recepción de solicitudes iniciará nuevamente el lunes 26 de julio.

Requisitos:

1. Carta formal dirigida a Kárdex Financiero solicitando la devolución del saldo a favor, especificando:

• Datos del estudiante (nombre completo, documento de identificación, código estudiantil, número telefónico, dirección de residencia y correo electrónico diferente al de la Universidad).
• Motivo o razón por la cual presenta el saldo a favor. 
• Cuenta bancaria donde se realizará la trasferencia del saldo a favor.
• Para estudiantes de concentración diurna, se requiere que la carta sea firmada tanto por el estudiante y su acudiente con todos los datos personales en señal de autorización de la misma.

2. Debe anexar los siguientes documentos: 

• Fotocopia del documento de identificación del estudiante, si este es de concentración diurna deberá adicionar la fotocopia de la cédula del acudiente.
• Certificación bancaria del estudiante o de su acudiente. 
• Paz y salvos expedidos para reembolso con vencimiento no mayor a 30 días de los siguientes departamentos: 

-Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación: Ala Sur, primer piso, mivallejo@uao.edu.co.

-Multimedios: Sótano 2, lcortesp@uao.edu.co.

-Laboratorios: Sótano 1 (solo aplica para estudiantes de la facultad de Ingeniería), madelgado@uao.edu.co.

Información importante:

• La devolución del saldo a favor se realizará únicamente por medio de trasferencia a la cuenta bancaria del estudiante o acudiente. 
• La Universidad no realiza devoluciones de saldo a favor por conceptos de descuentos, auxilios educativos y cesantías, ya que estos dineros son para uso exclusivo de derechos de matrícula.
• Toda solicitud de devolución está sujeta a verificación.
• Para los beneficiarios de pagos de matrículas de entidades como Icetex, Emcali y alcaldías, los saldos a favor se devolverán exclusivamente a dichas entidades.
• El trámite para la devolución del saldo a favor es de 20 días hábiles.

Para poder iniciar el proceso de devolución la documentación debe de estar completa sin lugar a excepciones. Si esta información en primer lugar es entregada a Kárdex Financiero de manera incompleta o con irregularidades no ingresará a proceso de validación y una vez los datos sean entregados nuevamente de acuerdo a lo reglamentado, comenzará de nuevo el conteo de los tiempos de respuesta.